QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN, XỬ LÝ THÔNG TIN

(Bản cứng)

Bước 1:  Ngày 2 lần, Thư ký Khoa có nhiệm vụ kiểm tra hộp thư đặt tại Tầng 1. Nhận được văn bản, tài liệu, thư ký ghi vào sổ Công văn đến

Bước 2: Nếu văn bản mang tính chất thông tin, thì thư ký sẽ scan và gửi cho các giảng viên/sinh viên qua hộp thư mail. Có một số văn bản quan trọng hay tài liệu cá nhân, thư ký email báo cho GV và để ở ngăn thông báo cho giảng viên ở văn phòng Khoa.  

Bước 3: Các văn bản cần phản hồi, Thư ký sẽ chuyển cho Lãnh đạo Khoa xin ý kiến để giải quyết. Các vấn đề quan trọng  sẽ được tiến hành lên lịch họp Khoa trước khi phản hồi. Các văn bản gửi đi sẽ được ghi vào Sổ công văn đi.

Bước 4: Các văn bản lưu ở Khoa được lưu theo từng nội dung riêng biệt để dễ quản lý và sử dụng.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN, XỬ LÝ THÔNG TIN

(Bản mềm)

Bước 1: Hằng ngày, Thư ký thường xuyên check mail cá nhân và của Khoa. Các văn bản khi nhận được thư ký sẽ lưu về máy và in 1 bản để lưu và ghi vào sổ Công văn đến

Bước 2: Nếu văn bản mang tính chất thông tin, thì thư ký sẽ thông báo cho các giảng viên/sinh viên chuyển tiếp qua hộp thư mail. 

Bước 3: Các văn bản cần phản hồi, Thư ký sẽ chuyển cho Lãnh đạo Khoa xin ý kiến để giải quyết. Các vấn đề quan trọng  sẽ đươch tiến hành lên lịch họp Khoa trước khi phản hồi. Các văn bản gửi đi sẽ được ghi vào Sổ công văn đi